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如何做Presentation

很多来到英国的小伙伴会发现英国大学非常注重小组合作,动不动就要做Presentation展示成果;就算工作后也经常需要通过这种方式向上级汇报,所以知道如何做好Presentation是一项非常重要的技能。接下来委员就给大家讲解一下该如何做好Presentation,又有哪些Tips能让你的汇报演讲脱颖而出,拿到高分呢?

 

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开始之前,先给大家推荐一个很火的Online Course网站,叫做Udemy。Udemy上有超多课程选择,其中就有专门针对Presentation技能的网课,大家可以选择评分高、口碑好的课程进行学习,相信通过比较系统性的学习和多次实践后,一定可以更加自信地应对每一次的汇报演讲!

 

 

第一步:建立框架

 

 

首先要对你的Presentation建立起一个清晰的框架。做到这点之前,需要明确以下三点:你的观众是谁、你想要讲什么、通过这次汇报演讲你想达到的目的或者想传达的信息是什么。举个例子,比如说要在课堂上介绍一个品牌,那你的观众就是同学们(可能对这个品牌不太熟悉),想要讲品牌的创建历史、产品特点、发展情况,想要让大家了解这个品牌;或者工作中,你面向的可能是客户,想要汇报你的成果和优势,目的就是达成合作等等。

 

如果是小组作业,可以和你的组员头脑风暴(Brainstorm)一下,将想出来的点子和信息写在纸上,然后按照框架归类。一般来说,最好是将你的信息点总结成三部分。三部分不仅简洁明了,避免你的Presentation过于冗长,而且三部分对听众来说,是最舒服的框架模式。换句话说,分成三部分的Presentation更容易让观众记住。

 

 

第二步:制作Visual Aids

 

 

一般来说,大家做Presentation的时候都会用到PPT,接下来就和大家具体说说在做PPT的时候应该注意些什么。

 

首先要明确你的听众,这一点在第一步的时候已经说过了,但是很多人还是会忽略。明确你的听众是谁决定了你PPT的整体风格:是学术类型还是商业案例?是简洁还是生动有趣?这些都是要在做PPT之前就要想好的。

 

其次,在做PPT的时候一般来说一定要简洁,千万不要放大段文字,用关键词(Key Words/Bullet Point)来概括你要说的点。大家上课的时候肯定也有这种感受,讲得好的老师PPT上基本上不会出现长段的文字,你的注意力也是集中在老师的身上,而非PPT;而有的老师则会整段整段读PPT,就非常枯燥了。

 

背景上也尽量以单一色调为主,但是这也不绝对。比如委员前段时间做了一个有关乐高玩具的展示,背景就会活泼一点,选了他们的玩具图作为背景。这里要和大家说个妙招——如果你想选比较丰富的背景,但是又怕看起来太乱,可以将背景虚化或变淡,然后用对比强烈一点的文本框来突出你的信息点。但是尽量不要用花哨的动画或图片,比如突然蹦出来一个动图表情等等。

 

为了让观众跟上你的演讲,可以在幻灯片中增加一些箭头符号、框图、引导线等来帮助你的听众看清你的逻辑关系。还有一个小Tip就是,如果你希望当你演讲的时候,注意力全部集中在你身上而不是后面PPT上的东西,可以做一页空白PPT穿插在里面,这样观众自然而然地就会仔细听你在讲什么啦。

 

 

第三步:练习

 

 

这一步说实话,委员觉得是能够决定你Presentation能否成功最关键的一步,因为你的PPT最终还是要落在向观众展示上。不过,公众演讲其实是很多人都很怕的一点,尤其是在大教室里面对上百个人做展示。接下来委员先从开头、主体和结尾给大家列出一些在现场展示的时候比较实用的句式,然后说说怎样练习效果最棒。俗话说的好,“Practice makes perfect”嘛,只要多多练习,成功率会up up哦。

 

开场

 

开场白一般是陈述背景,简要概括你Presentation的内容和框架。常用的句式有:

 

Hello everyone, I’m really happy/It’s a great pleasure/Thanks for giving me the opportunity to be here (to share my thoughts on)…

 

Today, I’m going to talk about/discuss/examine/look at+你的主题。My presentation has/consists of/will be/is divided into three parts. First I will analyze/present you with/show you…;Then I will continue to explore/focus on/concentrate on…;Finally I will conclude/summarize…

 

为了增加和观众的互动,也可以增加提问环节,比如:

 

Please feel free/Don’t hesitate to stop/interrupt me if you have any questions.

Towards the end, there will be time for questions.

I will be very happy/grateful if you have any questions.

 

主体部分

 

主体部分在演讲的时候,可以强调一下本次演讲主题的重要性,其中常用的句式有:

 

As I said at the beginning…

As you remember, we are concerned with…

This ties with my original statement…

This relates directly to the question we discussed before…

 

如果是小组作业,组员之间切换的时候最好有连接词,简单总结一下上面一个人说的,然后再开始自己的演讲,最后还要引出下一位演讲者,比如:So after looking at +之前那个人的主题,I will continue to explore/switch to +你的主题。最后结尾的时候,说一句:Now let’s welcome our next speaker to present +下面那个人的主题。这样整个小组展示下来非常有连贯性。

 

结尾

 

一个Presentation的结尾也非常重要,关系到你的观众到底能记住多少你说的东西,所以要简明扼要地回顾你所说的信息点,高度概括,让观众看到你列出来的点就能回忆起你之前说过什么。结尾部分切记不要大段大段地重复之前说过的东西,也不要再提出新的观点了。常用的句式有:

 

This leads me to the conclusion that…

To summarize/So in conclusion/In a nutshell/In brief, in this presentation we’ve talked about/looked at/examined/outlined…

I hope this presentation gives you a clear overview of …

 

如何练习

 

首先就是要熟读稿子,并且尽量做到在展示的时候可以脱稿。大家看TED演讲的时候会发现,几乎没有演讲者手里拿着稿子读,因为拿着稿子读,势必会影响到你和观众的眼神交流(Eye Contact),同时也说明你对自己要说的东西并不自信,这样的演讲效果就会大打折扣。在练习的时候,不用完全一字不差地按照稿子上来,基本上做到你现场看PPT就知道你接下来要说什么就可以了,用一些口语化的表达方式和一些连接词,比如Well、Okay、Then、So来帮你串起前后句。如果你是新手,也可以使用提词卡(Cue Card)来提示自己,不过这种方法也只是帮助你尽快脱稿,使用1-2次以后就尽量做到脱稿吧。

 

第二个想和大家说的就是可以录视频。当你在练习的时候可以拿手机录一下,然后再回看你的练习视频。这个方法真的非常有效果,因为很多时候,我们会在演讲中不自觉地做出一些很难看的小动作,比如整理头发或衣服、插兜、没有和观众眼神交流、肢体动作不协调、僵硬的面部表情等等,这些只有当你亲自看到的时候才能意识到,然后进行改正。或者大家也可以站在镜子前练习,不过这样的效果可能没有直接录视频的好。

 

第三点就是有侧重地练习。很多人为了让演讲更加有趣,会讲故事或者设计一些特殊环节,或者有些演讲会涉及到一些专业名词。这些不容易记住的点就要多多练习,并且要牢记。

 

 

做好Presentation的Tips

 

 

1. 开场是否生动有趣,决定了你的展示能否成功吸引观众的注意力。比如可以讲故事、播放一段视频、问现场观众一个问题等等。这个也叫“Hook”,就是把你的观众从第一秒种就调动起来,让他们对你的演讲产生兴趣。这一点也是大家可以侧重练习的。

 

2. 大家在准备Presentation的时候,最好也要想想观众有可能会问什么问题。不过也有可能在观众提问的时候,恰巧就是你没有准备过的问题,这时候不要慌,先回应一下观众,比如“That’s a very good question. Actually I’ve not thought about that before”,然后根据前面自己所讲的,看看能否梳理出有用的点。回答问题的时候,也要自信,给自己一点反应的时间,然后再作答。

 

3. 第三点想说的是小组展示。有的小组展示会选出一个演讲者代替整组去说,有的则是每个人都要上去展示。那么当小组成员全都上台的时候,需要注意的是即使你没有在演讲,你的一举一动也是会被观众看到的。所以上台的时候,不要低头自顾自地准备自己的东西,更不要玩手机或者大声交谈、窃笑等等,也不要整组成员都扎堆在一个角落里,这样显得很不专业。大家上去以后,一字排开,专心听自己成员的汇报,如果有哪里你觉得你的成员没说好,也可以在自己那部分进行补充。

 

4. 第四点就是多看多模仿。大家最熟悉的应该就是TED Talk了吧,可以多多模仿上面那些演讲者演讲的方式和一些肢体动作等等。其中一点就是演讲者不会过度依赖他们做的视频或者PPT,因为演讲嘛,最重要的还是将注意力集中在演讲者身上,背后的PPT只是辅助你更好地传达信息。

 

5. 最后一点要说的就是现场准备。最好提前半小时到达现场,调试设备,准备好的PPT一定要有备份。U盘、邮件、云端最好原件和PDF都存一份。开始后,可以问问“Those at the back can you hear me?”确保大家都能听得见。

 

 

好啦,如何做Presentation就给大家介绍到这里了。还是记住那句俗话:“Practice makes perfect”!就算是刚刚接触到课堂展示或者一直对自己没有信心的小伙伴,也可以通过多加练习达到非常棒的水平哒!

 

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